Universitat Rovira i Virgili

Proceso de legalización de documentos académicos expedidos en el extranjero

La legalización de documentos es un trámite que debes realizar para que los documentos emitidos en un país sean reconocidos y tengan validez en otros países.

En el caso de los documentos académicos (certificado de notas, título, etc.), la legalización nos sirve para verificar la existencia de la institución y de los estudios o los programas académicos que aparezcan en el certificado.

Dependiendo de los convenios que tu país tenga con España, los trámites para legalizar tus documentos serán unos u otros.

A. Estados miembros de la Unión Europea y firmantes del Acuerdo sobre Espacio Económico Europeo o de un acuerdo bilateral con la Unión Europea:

Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Holanda, Hungría, Italia, Irlanda, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Suecia y Chipre; Islandia, Liechtenstein y Noruega; y Suiza.

No es necesario legalizar tus documentos.

B. Países suscriptores del Convenio de La Haya del 05/10/1961: consulta si tu país pertenece al convenio.

En estos países, la legalización se realiza mediante un único sello, denominado "apostilla", y una única firma. Las autoridades competentes del país realizan el reconocimiento de las firmas de los responsables académicos y conceden la Apostilla.

El reconocimiento y la Apostilla deben figurar en el documento original antes de realizarse la fotocopia compulsada.

ATENCIÓN: Es importante que en la copia compulsada aparezcan TODOS los sellos y firmas que aparecen en el certificado original, aunque sea en el reverso del título.

Los pasos necesarios para obtener la Apostilla son:

  1. Reconocimiento de firmas en el organismo competente: Debes dirigirte con los documentos originales a la autoridad competente de tu país: en caso de documentos acreditativos de estudios, probablemente sea el Ministerio de Educación (aunque también pueden ser las propias universidades, dependiendo del país)
  2. Apostilla: Una vez obtenida la diligencia de reconocimiento de firmas, debes dirigirte con la misma documentación a la autoridad competente de tu país en cuestiones de legalizaciones (encontrarás en el Convenio la autoridad competente de cada país): esta autoridad plasmará en el documento la Apostilla.
  3. Autoridad competente de los países firmantes
  4. Ver un ejemplo de Apostilla

C. Resto de países

Para los documentos expedidos en el resto de países, debe realizarse la legalización por vía diplomática. Este tipo de legalización consiste en una cadena de sellos y firmas, en la que cada uno de ellos certifica el sello y la firma anterior.

La legalización debe figurar en el documento original, antes de realizar la copia compulsada.

ATENCIÓN: Es importante que en la copia compulsada aparezcan TODOS los sellos y firmas que aparecen en el certificado original, aunque sea en el reverso del título.

Para realizar la legalización por vía diplomática, debes seguir los 3 siguientes pasos:

  1. Diligencia de reconocimiento de firmas: Debes dirigirte con los documentos originales a la autoridad competente de tu país: en caso de documentos acreditativos de estudios, probablemente sea el Ministerio de Educación (aunque también pueden ser las propias universidades, como es el caso, por ejemplo, de Japón o Brasil).
  2. Legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores: Una vez obtenida la diligencia de reconocimiento de firmas, debes dirigirte con la misma documentación al Ministerio de Asuntos Exteriores del país de expedición de los documentos: esta autoridad plasmará en el documento la correspondiente diligencia de legalización.
  3. Legalización en el consulado/embajada española del país de expedición de los documentos: Finalmente, deberás dirigirte al consulado español del país de obtención del título a fin de que se reconozca la firma de la legalización del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Ver ejemplo de documento legalizado por la vía diplomática